Menu niveau 3
Evaluer l'activité de sa bibliothèque, à quoi ça sert ?
La loi organique relative aux lois de finance induit pour les collectivités territoriales de nouvelles pratiques d’évaluation de la dépense publique. Objectifs, moyens et résultats fondent désormais les actions des services publics, qui, chaque année, doivent rendre des comptes sur leurs activités, ce qui alimente la culture de la transparence sur la dépense publique, et la nécessaire information des citoyens sur le fonctionnement des services qui leurs sont destinés.
La conjoncture économique enfin, et la baisse des dépenses publiques qui en découle, vient encore renforcer l’obligation faite aux services publics de justifier leurs dépenses au vu de leur activité et de leurs résultats.
Le rapport d'activité d'une bibliothèque, dans ce contexte, est donc un outil de gestion autant qu'un outil de communication. Son approche globale de l'activité du service, non limitée à une simple évaluation quantitative, permet de valoriser toutes les actions menées par la bibliothèque, et de porter un regard qualitatif sur celles-ci, mettant ainsi en perspective une évaluation purement statistique et chiffrée de l’activité qui, à l’heure où les inscriptions et les prêts sont en baisse, ne permettrait pas à elle seule de témoigner de l’impact des services de lecture publique sur la population desservie.
D’autre part, le rapport d’activité met en relation les résultats obtenus avec les moyens alloués par la collectivité ; il permet en cela de justifier les éventuels écarts entre les résultats et les objectifs fixés, mais aussi d’appuyer des demandes de ressources supplémentaires (humaines, matérielles, financières) pour les projets à venir.
Ce que doit contenir le rapport d'activité
Les moyens
Le rapport d’activité présente le contexte de la bibliothèque :
- les moyens matériels : surface locaux, description du mobilier,
- humains : effectif des bénévoles et/ou des professionnels, temps de permanence et/ou de travail rémunéré, fait état des formations suivies, des mobilités,
- financiers : compte rendu de l’emploi des crédits de fonctionnement et d’investissement attribués à la bibliothèque.
- les collections : le nombre total de documents, et notamment par public (enfants, adultes), l'évolution de la collection c'est à dire le nombre de documents acquis dans l'année.
L'activité de l'année écoulée
L’activité de l’année y est décrite : les statistiques de l’activité (vie des collections, inscriptions, prêts, fréquentation des locaux, actions culturelles) sont ici complétées par la présentation des moments forts de l’année (salon du livre, rencontres d’auteurs, ouverture d’un nouveau service) et des actions moins chiffrables mais qui témoignent de l’activité de la bibliothèque sur son territoire : partenariats, actions hors les murs, participations à des manifestations professionnelles, …
Les statistiques d’activité sont collectées tout au long de l’année et relayées au niveau du ministère de la Culture et de la Communication, via l'enquête annuelle menée par l'observatoire de la lecture publique. Cette enquête fournit une trame d'observation statistique particulièrement pertinente.
Les normes ISO 11620 (Indicateurs de performance des bibliothèques) et ISO 16439 (Méthodes et procédures pour évaluer l'impact des bibliothèques) peuvent également servir à l’élaboration des indicateurs les plus pertinents pour mesurer l’activité et l’impact des bibliothèques.
Si des enquêtes auprès des usagers ont été menées, leurs résultats sont naturellement repris dans le rapport d’activité. Il est important de resituer les données chiffrées dans le temps (quelle évolution par rapport aux années précédentes ?) et dans le contexte national ou régional (comparaison avec d’autres bibliothèques de villes de même taille).
Les projets et perspectives
Enfin, le rapport d’activité se conclut sur les projets à venir pour l’année suivante : forte de la valorisation de son activité qui précède, la bibliothèque est à même de préconiser et de justifier de nouvelles actions. Elles peuvent porter sur le fonctionnement de la bibliothèque (ex. constitution d’un fonds spécialisé,...) ou sur des opérations d’extension (ex. agrandissement du local).
Ces propositions doivent toujours être chiffrées : ce sont les prévisions budgétaires. Pour les opérations d’équipement (achat de mobilier, informatisation), joindre les devis correspondants. Le rapport d’activité doit suivre une démarche cohérente. Les prévisions découlent de l’analyse de l’existant qui aura mis en valeur les points positifs et négatifs du service. Toute demande importante de crédits doit être justifiée. Les élus seront avertis au préalable des projets d’extension de la bibliothèque et seront consultés sur les modifications importantes.
Mettre en forme son rapport d'activité
Le rapport d’activité, en soulignant les points forts et les points faibles, permet aux élus de faire un point sur la politique de lecture publique au sein de leur collectivité et d’envisager les conditions d’amélioration du service
A cet effet, nous vous proposons de vous appuyer sur un document synthétisant l’activité de la bibliothèque. Cet outil devrait vous permettre de présenter clairement son fonctionnement et de mettre en valeur sa mission de service public.
Infographie BM - à remplir.docx : ce document contient l'image de l'infographie sans les chiffres. Insérez des zones de texte pour intégrer les données de votre bibliothèque.
(NB : en fonction du logiciel de traitement de texte que vous utilisez, la mise en page peut être légèrement décalée)
Infographie BM - exemple.png : une infographie déjà remplie pour vous inspirer !
Les destinataires du rapport d'activité
Le rapport d’activité sert à légitimer et justifier la bibliothèque en tant que service public :
- auprès de son autorité administrative : par exemple la Direction des Affaires Culturelles de la ville à laquelle est rattachée la bibliothèque. Cette autorité administrative est en lien direct avec les services administratifs centraux de la collectivité et ses élus, elle est donc la mieux placée pour exploiter le rapport d'activité et les informations qu'il contient.
- auprès de son autorité politique : c’est ici pour une bibliothèque l'élu aux affaires culturelles, et parfois, selon la dimension de la collectivité ou du service, le maire. Cette autorité politique définit les orientations de la politique culturelle de la collectivité et donc celles de la bibliothèque. Il faut pour cela qu'elle dispose de toutes les informations concernant l'activité de la bibliothèque. Les difficultés ou les points forts que souligne le rapport d’activité permettent aux élus de faire évoluer la politique de lecture publique de la collectivité. C’est en cela un outil d’aide à la décision.
- auprès des publics : il s'agit ici des utilisateurs finaux du service bien sûr, mais plus globalement de tous les contribuables de la collectivité, qui aujourd'hui plus que jamais, attendent une information transparente sur l'utilisation de l'argent public. Ici le rapport peut être un véritable outil de communication, en cela qu'il présente l'intégralité des actions menées par la bibliothèque, y compris celles moins visibles ou évidentes aux yeux du grand public que constituent notamment les accueils de classes, les actions hors les murs, les partenariats extérieurs, ...
La forme du rapport d’activité varie considérablement selon le service qui le produit, la taille du service / de la collectivité. Son objectif communicationnel, notamment à destination des usagers, peut être satisfait par une présentation graphique et une mise en page attrayantes.
Informations issues de la fiche ENSSIB "Rédiger un rapport d'activité pour une bibliothèque municipale".
Pour aller plus loin
Pour aller plus loin
Consulter les autres fiches méthodes concues par L’ENSSIB sur l'évaluation en bibliothèque :
- la démarche qualité en bibliothèque
- mener une étude de publics
- utiliser les statistiques en bibliothèque.