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C'est quoi indexer un documentaire ?
L'indexation est une opération par laquelle on va codifier le contenu intellectuel d'un document et notamment des documentaires. Cette opération consiste à analyser le contenu de ce document et à repérer à quelle branche du savoir il appartient, à quel sujet il se rattache.
Cette démarche permet d'une part de savoir où classer physiquement le document sur les rayonnages en se servant de la classification décimale Dewey. Vos ouvrages et ceux de la Bibliothèque départementale seront alors positionnés ensemble sur les rayonnages, ce qui facilite la recherche pour l'usager de votre bibliothèque.
D'autre part, l'indexation permet de faciliter la recherche dans le catalogue pour le lecteur, elle permet de faire une recherche par sujet. On se sert alors de l'indexation Rameau.
L'indexation Dewey
Le sujet de chaque documentaire est codé sous forme d'un indice. Les indices sont constitués uniquement de chiffres. Un indice comporte au moins trois chiffres. Un point sépare le troisième chiffre du quatrième introduisant de fait un sujet plus spécifique par rapport au sujet principal indiqué par les trois premiers chiffres.
Le savoir, la connaissance ont été répartis en sujets, regroupés en 10 grandes classes, repérées par le chiffre des centaines de l'indice. Chaque classe est divisée en 10 divisions, plus précises, repérées par le chiffre des dizaines de l'indice. Chaque division est elle-même subdivisée en 10 subdivisions, encore plus précises, repérées par le chiffre des unités de l'indice.
Exemple : l'indice 599.2 représente-t-il les Marsupiaux, qui font partie de la subdivision Mammifères (599), elle-même division de la partie Animaux (590), qui est une division des Sciences et nature (500).
A partir de cette indexation, on pourra créer une cote qui sera composée de l’indice puis, dans la plupart des cas, des 3 premières lettres de l’auteur. La cote est tout simplement l’adresse d’un ouvrage sur les rayons.
Dewey simplifiée
Une "Dewey simplifiée" proposée par la Bibliothèque départementale
La Bibliothèque départementale du Lot met à la disposition de son réseau de bibliothèques un outil facilitant le travail d’indexation des documentaires. La "Dewey simplifiée" a pour but de faciliter le travail des indexeurs, d’harmoniser les pratiques notamment dans le catalogue départemental, de simplifier et de rendre plus maniable, à l’ensemble des bibliothèques qui souhaitent l’utiliser, la classification décimale Dewey tout en respectant sa cohérence de base. Cela permet également de faciliter le rangement, de susciter la réflexion sur l’agencement, la signalétique, l’organisation et l’évaluation des collections. Enfin, côté usager, la "Dewey simplifiée" a pour objectif de simplifier la recherche sur les rayonnages, de favoriser la cohérence visuelle des collections.
La Dewey simplifiée a été élaborée, travaillée et validée par l’équipe de bibliothécaires de la Bibliothèque départementale sous la coordination de la bibliothécaire responsable de la gestion des collections.
Une liste d'indices simplifiée pour faciliter la recherche des documents
Une liste d’environ 700 indices a été retenue et remplace le "Guide de la classification décimale de Dewey". Les indices ont été sélectionnés en regard du nombre de nombre de notices possédées par la Bibliothèque départementale.
Tous les indices sont utilisables en l’état sans tables auxiliaires ou subdivisions géographiques à consulter ; aucun indice n’est "à fabriquer". Certains indices ont été supprimés (peu ou pas du tout représentés dans les fonds des bibliothèques de lecture publique), d’autres ont été rassemblés en un seul endroit (rassemblement thématique), la plupart sont raccourcis (l’indice général 530 - Physique, par exemple, représente tous les livres de physique : les indices plus pointus 531, 532, 533… ont été supprimés).
Une mise à jour est faite régulièrement.
L'indexation RAMEAU
L’indexation RAMEAU permet au lecteur de trouver, lorsqu’il recherche dans un catalogue de bibliothèque, tous les livres sur un même sujet rangés derrière la même entrée-sujet.
L'index RAMEAU (Répertoire d’Autorité Matière Encyclopédique et Alphabétique Unifié) est une liste organisée de termes contrôlés et normalisés.
L’objectif de l’indexation RAMEAU est de faire en sorte de trouver toujours sous la même forme des thèmes, domaines ou matières et d’éviter qu’une même désignation ne s’applique à deux personnes ou à deux lieux, par exemple.
Il est donc composé d’autorités (ou notices d'autorité ou formes d'autorité). La forme retenue fait autorité comme l’indique son nom. La liste d'autorité est contrôlée : ce travail est confié à la Bibliothèque nationale de France qui indexe les collections des bibliothèques publiques.
Lorsque les catalogues sont collectifs, partagés, il est d’autant plus indispensable d’utiliser le même langage à l’aide d’un vocabulaire contrôlé et normalisé. La majorité des bibliothèques du Lot utilise l’indexation RAMEAU dont la bibliothèque départementale.